婦人

債権管理について|スピーディーに作業が進む

マニュアルにも品質を

システム

効率的なマニュアル作成

業務遂行や社員教育を行うに当たって、重要なツールの1つに「マニュアル」が挙げられる。一昔前までは、人事部や該当する業務のプロフェッショナル的な社員がマニュアルを作成することがしばしばであった。しかし、それでは効率も悪い上に業務担当者によって内容に差が生じることもあり、マニュアルを見る社員の業務の質の差異にも繋がる懸念があった。マニュアルというのは、「いかに読んで業務に生かしてもらえるか」・「いかに社員に訴えることができ、伝えることができるか」が重要である。そこで近年では、業務効率化や品質の向上という観点から「マニュアル作成ソフト」を利用する企業が増えてきている。マニュアル作成ソフトを利用することで、よりわかりやすいマニュアルを作成することができる。例えば、紙にプリントアウトしていた時代では出来なかった動画によるものが挙げられる。また、マニュアル作成ソフトにはあらかじめテンプレートや作成ガイドが用意されているため、作成業務の効率化に繋げることができる。さらにコスト削減にも大きく貢献できるのもメリットである。また、作成されたマニュアルは会社のWEB上に公開されることがほとんどである。紙で各社員に配布するのとは異なり全社員が見ることができるため、業務の均質化・標準化にも役立つのだ。マニュアル作成ソフトの費用としては、「クラウド型」なら月額1000円程度から、「オンプレミス型(インストールタイプ)」なら3万円程度からとなっている。今後の業務に大きな影響を与えるマニュアル作成のことなので、設備投資の一貫として検討する価値は大いにあるものである。